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  Datenschutzordnung Sabotage & Security Force e. V.

 

§ 1 Allgemeines

 (1)  Diese Datenschutzordnung regelt die Grundzüge der Datenerhebung, der Datenverarbeitung und der Datennutzung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Verwaltung der Sabotage & Security Force e. V. anfallen.

(2)  Personenbezogene Daten im Sinne des Absatzes 1 sind Daten der eigentlichen Mitgliederverwaltung.

(3)  Die grundlegenden rechtlichen Regelungen finden sich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das in seiner jeweils geltenden Fassung Anwendung findet.

 

§ 2 Datenerhebung

 

(1)  Mit der Antragstellung auf Aufnahme in die Sabotage & Security Force e. V. werden durch die Geschäftsstelle der Sabotage & Security Force e. V. die nachfolgend genannten Daten erfasst:

(a)  Vor- und Nachname

(b)  Geschlecht

(c)  Geburtsdatum

(d)  vollständige Postanschrift

(e)  Telefon- bzw. Mobilnummer und Faxnummer

(f)   E-Mail-Adresse

(g)  Foto

(2)  Die Mitgliedschaft kann nur dann erworben werden, wenn in die Erfassung der persönlichen Daten eingewilligt wird. Die vorgenannten Daten werden für die Mitgliedschaft in der Sabotage & Security Force e. V. erhoben und gespeichert. Das Mitglied kann die Einwilligung schriftlich jederzeit widerrufen.

Dies hat aber zur Folge, dass die Mitgliedschaft in der Sabotage & Security Force e. V. gestrichen werden muss, da die Datenspeicherung hierfür erforderlich ist.

 

§ 3 Datenspeicherung

 

(1)  Die unter § 2 erhobenen Daten werden im EDV-System der Geschäftsstelle der Sabotage & Security Force e. V. gespeichert. Jedem Mitglied des Vereins wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden vom Verein grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie der Förderung des Vereinszwecks nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegenstehen würde.

(2)  Zusätzlich zur Datenspeicherung wird das Beitrittsformular aus Gründen der Nachweispflicht in einem EDV-System archiviert. Auch diese personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

(3)  Schriftliche Kontaktaufnahmen (z. B. Briefe) der Mitglieder mit der Geschäftsstelle werden ebenso papiergebunden archiviert. Bei einigen Dokumenten eine Digitalisierung und Speicherung in der elektronischen Mitgliederdatei. Dies dient ausschließlich der prozessoptimierten Arbeit der Geschäftsstelle und des Vorstandes. Emails werden generell aufbewahrt.

(4)  Die Mitglieder des Vorstandes verfügen über keine personenbezogenen Unterlagen aus ihrer Tätigkeit für die Sabotage & Security Force e. V. Sollten im Rahmen ihrer Tätigkeit personenbezogene Unterlagen anfallen, so sind diese entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen aufzubewahren. Nach dem Ausscheiden aus dem Vorstand werden evtl. gesammelte Daten an den unmittelbaren Amtsnachfolger oder die Geschäftsstelle der Sabotage & Security Force e. V. übergeben.

 

§ 4 Datennutzung und –verwendung

 

(1)  Die erhobenen und erfassten Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Vereinsverwaltung erhoben und gespeichert.

(2)  Die Daten dürfen im Rahmen ihrer Zweckbestimmung in einer automatisierten Datei (Verwaltungssoftware) gespeichert werden. Im Rahmen der Implementierung und/oder Wartung der Verwaltungssoftware ist ein Zugriff durch den Hersteller der Verwaltungssoftware möglich. Hierbei werden die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zur Auftragsdatenbearbeitung beachtet. Mit dem Hersteller der Verwaltungssoftware wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach § 62 BDSG geschlossen.

(3)  Eine Veröffentlichung von Mitgliederdaten (z. B. Mitgliederverzeichnis) im Internet oder anderen Publikationswegen erfolgt.

(4)  Die gespeicherten Daten werden ohne Zustimmung des Betroffenen nicht an Personen oder Institutionen außerhalb des Vereins (insbesondere für Werbezwecke) weitergegeben oder in sonstiger Weise zugänglich gemacht. Innerhalb des Vereins darf die Weitergabe der Daten nur nach Maßgabe dieser Datenschutzordnung erfolgen.

(5)  Bestimmte Mitarbeiter der Geschäftsstelle, die mit der Mitgliederverwaltung beauftragt sind bzw. die für die Betriebsbereitschaft des Mitgliederverwaltungssystems verantwortlich sind, haben vollen Zugriff auf die Mitgliederdaten.

(6)  Daten, die für andere Zwecke der Verwaltung des Vereins anfallen, dürfen nur von den für diesen Zweck bestimmten Personen genutzt werden.

(7)  Den unter Abs. 5 und 6 genannten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Vor Aufnahme ihrer Tätigkeit sind diese Personen auf das Datengeheimnis gem. § 53 BDSG zu verpflichten.

 

§ 5 Beendigung der Mitgliedschaft: Sperrung und Löschung von Mitgliederdaten

 

(1)  Wird die Mitgliedschaft gekündigt oder endet aus einem sonstigen Grund, so werden die erhobenen persönlichen Daten mit dem rechtlichen Austritt (31.12. des jeweiligen Geschäftsjahres) gesperrt und nicht mehr weiterverwendet. Erfolge und News, welche während der Zeit im Verein erzielt/geschrieben worden, werden hierbei nicht entfernt.

(2)  Wünscht ein Mitglied die komplette Löschung der erhobenen Daten, so kann dies formlos bei der Geschäftsstelle beantragt werden. Die Geschäftsstelle wird diese Datenlöschung umgehend veranlassen.

(3)  Eine etwaige Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen, die sich aus dem Bestimmungen des Handels-, Steuerrechtes oder nach anderen Vorschriften ergibt, bleibt von den Regelungen in Absatz 1 und 2 unberührt.

 

§ 6 Rechte der betroffenen Mitglieder

 

(1)  Werden erstmals personenbezogene Daten für eine Mitgliedschaft gespeichert, so wird der Betroffene hierüber informiert und um seine Zustimmung gebeten. Dies erfolgt über den Antrag auf Mitgliedschaft auf einem Formblatt.

(2)  Mitglieder können jederzeit Auskunft zu den über sie gespeicherten Daten verlangen. Sollten die Daten fehlerhaft sein, so besteht der Anspruch auf Berichtigung. Gespeicherte Daten, die zur Verwaltung und Arbeit des Vereins nicht erforderlich sind, werden auf Antrag durch das betroffene Mitglied ebenfalls gelöscht.

(3)  Auskunftsersuchen nach § 34 BDSG sind schriftlich in formloser Art an die Geschäftsstelle der Sabotage & Security Force e. V. zu richten.

 

§ 7 Datenschutzbeauftragter

 

Gemäß § 38 BDSG ist durch die Sabotage & Security Force e. V. derzeit kein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, da in der Regel nicht mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

 

§ 8 Beschluss und Änderung der Datenschutzordnung

 

(1)  Diese Datenschutzordnung wird durch den Vorstand der Sabotage & Security Force e. V. beschlossen und den Mitgliedern durch Veröffentlichung auf der Internetseite der Sabotage & Security Force e. V. bekannt gegeben.

(2)  Änderungen können nur durch schriftlichen Antrag von mindestens einem Mitglied gegenüber dem Vorstand beantragt werden. Der Vorstand berät über den Änderungsantrag und verfügt ggf. die Änderung der Datenschutzordnung.

 

§ 9 Schlussbestimmungen

 

Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieser Datenschutzordnung der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig

entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile der Ordnung in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt. Diese Datenschutzordnung wurde auf der Vorstandssitzung am 25.05.2018 in Burgdorf vom Vorstand beschlossen und tritt zum 25.05.2018 in Kraft.

 

 

Burgdorf, 25.05.2018

 

 

gez. Tobias Gotthold

 

(1. Vorsitzender nach § 26 BGB)

 
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